PEKANBARU (RA) - Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Disdukcapil) Kota Pekanbaru, berkomitmen mempercepat reformasi tata kelola birokrasi kependudukan lewat digitalisasi terpadu.
Langkah nyata ini dibuktikan melalui optimalisasi dua inovasi unggulan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Disdukcapil) Kota Pekanbaru, yaitu aplikasi Sipenduduk (Sistem Informasi Pelayanan Terpadu Kependudukan) dan LAGU (Layanan Tunggu).
Kehadiran kedua platform digital ini sukses memangkas rantai birokrasi konvensional secara masif demi memberikan pelayanan yang cepat, transparan, dan akuntabel kepada masyarakat Kota Pekanbaru.
Kepala Disdukcapil Kota Pekanbaru Irma Novrita mengatakan aplikasi Sipenduduk kini telah berevolusi menjadi Versi 3 (V3) hadir sebagai ekosistem digital mandiri yang terintegrasi dari hulu ke hilir.
Berbasis situs web, inovasi ini mempermudah warga untuk mengurus berbagai dokumen esensial secara mandiri tanpa harus menggunakan jasa calo.
"Hingga saat ini, sistem mencatat lompatan kepuasan publik yang luar biasa dengan jumlah pengguna aktif yang telah mencapai 286.237 orang. Warga dapat mengakses layanan ini kapan saja dan di mana saja," ujarnya, Sabtu (22/8/2026).
Melalui aplikasi Sipenduduk ini, masyarakat dapat memanfaatkan berbagai menu pelayanan yang sedang berjalan penuh secara mandiri di dalam aplikasi Sipenduduk. Diantaranya penerbitan Kartu Keluarga (KK) baru, penerbitan KK karena perubahan data pengesahan anak bagi penduduk WNI di Wilayah NKRI.
Aplikasi ini juga dapat digunakan untuk pengajuan KTP-el, penerbitan KK karena hilang dan rusak, pencatatan lahir mati (bayi dari kandungan minimal 28 minggu yang lahir tanpa tanda kehidupan), pelayanan KK pemekaran kecamatan dan pencatatan kematian di wilayah NKRI.
"Selain itu juga untuk pencatatan kelahiran WNI, pencatatan kelahiran WNI yang bertempat tinggal di luar wilayah NKRI yang sedang berkunjung ke Indonesia, kelahiran orang asing dan pencatatan kelahiran bagi WNI yang tinggal di luar wilayah NKRI," jelasnya.
Selain memangkas birokrasi waktu, kehadiran platform digital ini membawa dampak ekonomi dan penghematan finansial yang sangat nyata bagi dompet masyarakat. Melalui sistem yang sepenuhnya daring dan mandiri, seluruh pengurusan dokumen kependudukan dipastikan gratis alias nol rupiah.
Keberhasilan sistem ini teruji dari catatan historis pencapaian Sipenduduk yang sukses memproses hingga 606.370 berkas perpindahan penduduk secara aman dan valid. Jika dikalkulasikan dengan penghematan per permohonan rata-rata sebesar Rp 80.000, maka kehadiran Sipenduduk terbukti telah menghemat beban finansial masyarakat Kota Pekanbaru hingga mencapai akumulasi angka spektakuler sebesar Rp 48.509.600.000.
Penghematan ini juga memberikan efisiensi waktu bagi masyarakat dalam pengurusan dokumen kependudukan yang mana tidak perlu jauh-jauh datang ke kantor Disdukcpail Kota Pekanbaru
"Dengan SIPENDUDUK V3, seluruh pengeluaran tersebut berhasil dipangkas hingga Rp0. Warga hanya perlu mengunggah dokumen syarat dalam bentuk file digital (scan/foto gawai) dari rumah. Dokumen elektronik kependudukan yang telah divalidasi akan dikirim langsung ke surel (email) pemohon. Dokumen tersebut sah secara hukum dandapat dicetak sendiri menggunakan kertas putih biasa tanpa perlu biaya legalisir tambahan," jelasnya.
Efisiensi besar-besaran ini tidak hanya dirasakan oleh masyarakat selaku pemohon, melainkan juga membawa dampak positif yang masif pada efisiensi operasional internal Disdukcapil Kota Pekanbaru sendiri.
Dari sisi birokrasi, integrasi sistem digital ini sukses memotong durasi penyelesaian berkas secara drastis, dari yang semula memakan waktu hingga 14 hari kerja pada sistem lama, kini dapat dituntaskan hanya dalam tempo 1 x 24 jam. Bahkan, untuk penggantian fisik kartu identitas yang rusak atau hilang lewat aplikasi LAGU, dokumen dapat selesai dicetak hanya dalam waktu 10 menit.
Selain Sipenduduk, Disdukcapil Kota Pekanbaru juga menghadirkan inovasi taktis berbasis Android yang dinamakan LAGU (Layanan Tunggu).
"Inovasi ini dirancang khusus untuk memproses penggantian dokumen identitas fisik seperti KTP-el yang hilang atau rusak dengan sangat cepat, bahkan dengan target penyelesaian berkas hanya dalam waktu 10 menit," jelasnya.
Aplikasi Sipenduduk ini juga telah menerima penghargaan dengan predikat "Sangat Baik" dari Kementerian Dalam Negeri serta penghargaan Pelayanan Prima dari Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (KemenPAN-RB) atas kualitas penyelenggaraan pelayanan publik yang profesional dan akuntabel pada tahun 2025.
"Penghargaan nasional ini tidak akan membuat jajaran pemerintah daerah berpuas diri. Sebaliknya, predikat 'Sangat Baik' ini menjadi momentum evaluasi penting serta pemacu semangat untuk terus menghadirkan inovasi layanan publik yang jauh lebih responsif, transparan, hemat biaya, dan prima bagi seluruh lapisan masyarakat," pungkasnya.