Riauaktual.com - Tata Kelola Kearsipan yang kurang baik, menjadi persoalan Pemerintah Daerah. Dalam upaya penyelamatan surat berharga serta dokumen penting peninggalan milik kerajaan siak, Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Siak telah melakukan Restorasi (Mengembalikan atau memulihkan kepada keadaan semula) Sebanyak 607.000 (Enam ratus tujuh ribu) lembar jenis surat penting milik Istana siak yang usianya sudah mencapai ratusan tahun.

Sudah barang tentu ini menjadi arsip kerajaan dan memiliki nilai sejarah yang tinggi karena sudah ada dan dibuat sejak kesultanan siak pertama, yaitu semasa dipertuan Besar Sultan Siak Abdul Jalil Syah Raja Pertama atau dikenal dangan nama (Raja kecik) berkuasa pada tahun 1723-1746 M sampai dengan Sultan siak yang ke II yaitu Sultan Syarif Qasim.
 
Plt. Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Siak, Wan Fazri Auli saat di temui diruang kerjanya, kemarin mengatakan, dalam upaya merawat agar tidak terjadi kerusakan, pihaknya melakukan penyimpanan di file, Sofcopy, dan hard copy, serta di kertas.

"Ini sudah dilakukan sejak tahun 2011 hingga tahun 2016. Dari total 607.000 lembar, yang sudah mengalami pemulihan sebanyak 34.000 lembar surat. Tahun 2017 ini kita telah menyelamatkan 1.500 lembar surat penting milik kerajaan siak," ungkap Fazri, sembari menyebutkan ada yang ditulis pada tahun 1819, 1826, 1828 serta tahun 1918.
 
Menurut Fazri, saat ini masih tahap penyelamatan dokumen dan dalam proses dan di uji oleh ahli media. Jika sudah melewati tahap uji ahli media, maka dokumen yang berbentuk Mikro file tersebut didaftarkan di lembaga ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia).

"Kita tidak mau dikemudian hari dokumen penting yang sangat bersejarah ini hilang. Mengacu Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 6 ayat 1 mengamanatkan bahwa penyelenggaraan kearsipan nasional merupakan tanggung jawab Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) sebagai penyelenggara kearsipan nasional," ujarnya.
 
Di pasal lain menjelaskan tentang ketentuan pidana Setiap orang yang dengan sengaja menguasai dan/atau memiliki arsip negara untuk kepentinggan pribadi atau orang lain, maka dapat dipidana paling lama 5 (lima) tahun, atau denda paling banyak Rp. 250 juta (Dua ratus lima puluh juta rupiah)
 
"Saat ini yang menjadi kendala kita adalah belum memiliki payung hukum yang kuat atau Perda (Peraturan Daerah) yang mengatur tentang kearsipan Daerah. Namun kita berupaya tahun ini Peraturan daerah tentang ke arsipan sudah siap dan bertahap peraturan daerah tentang kearsipan sudah disahkan oleh Dewan Kabupaten Siak," harapnya.

Dengan adanya Perda Kearsipan, kata fazri, dokumen bersejarah seperti ini dapat disimpan dan diarsipkan Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Siak.
 
Sementara Itu Kepala Seksi Preservasi Aqusisi dan Arsip, Sarifah Suryani mengungkapkan, Sultan Siak orangnya sangat pintar, ini terlihat dari tata bahasa dan kata-kata yang digunakan disetiap surat sangat indah.

"Sultan siak sangat hobby berkirim surat baik kepada bawahan, Keluarga dan juga kepada sahabatnya yang ada di luar negri," ucapnya.

Sarifah juga menjelaskan, yang menjadi kendala pihaknya saat ini adalah keterbatasan SDM dalam memilih milih surat tersebut. Karena di dalam dokumen kerajaan ini terdapat beberapa bahasa seperti Inggris, Belanda, Arab, Prancis, dan Belgia. Untuk mengatasi masalah tersebut pada tahun 2017 ini pihaknya akan mendatangkan ahli bahasa.

"Sultan Siak memiliki hubungan yang baik dengan kerajaan besar yang ada di luar negri. Dari total 607.000 lembar jenis surat penting milik kerajaan Siak, yang sudah kita Scan sebanyak 34 Ribu lebih," terangnya. (jas)